Auteur : Armin Hopp, cofondateur et président de Speexx
Ces dernières semaines, la plupart des organisations sont passées au télétravail. Outre le fait d’être officiellement imposé de nos jours, le travail à domicile offre de nombreux avantages : Plus de flexibilité, pas de temps passé dans des déplacements désagréables, et des heures supplémentaires pour le temps familial, pour n’en citer que quelques-uns.
Les défis de la gestion des équipes de travail à distance
Le travail à distance peut poser des défis pour ceux qui gèrent des équipes à distance. Il n’est pas facile de savoir sur quoi les collaborateurs travaillent, ni pendant combien de temps. Il peut aussi être difficile de maintenir la motivation et le moral des employés.
Chez Speexx, nous avons des années d’expérience en matière de travail à distance, en tant que fournisseur de formation digital. Avec des bureaux dans le monde entier, nous avons beaucoup d’expérience dans la collaboration et la communication à distance. Voici nos conseils pour ceux qui commencent tout juste à superviser des équipes à distance :
Restez en contact tout en gérant des équipes à distance
La communication est vitale, mais il est facile de la réduire lorsque vous n’êtes pas physiquement en face les uns des autres au jour le jour. C’est pourtant à ce moment précis que vos employés ont vraiment besoin de vous et de vos retours ; sans vos conseils et vos vérifications, il est beaucoup plus facile pour les gens de se sentir confus, incertains de ce sur quoi ils doivent travailler, pendant combien de temps et pourquoi. Ils ne peuvent tout simplement pas passer à votre bureau pour vous poser une question quand ils travaillent à domicile.
Lorsque vous gérez des équipes à distance, veillez à rester en communication constante avec vos collègues et à entretenir des échanges réguliers. Ils seront ainsi mieux informés et plus engagés dans leur travail depuis leur domicile. Rappelez-leur, tôt et souvent, que vous êtes disponible pour toute question ou discussion même si vous n’êtes pas présent au sens propre du terme.
Gardez vos réunions tout en gérant des équipes à distance
Il s’agit de « rester en contact » – garder toutes vos réunions tout en travaillant à distance. Avec des outils comme Microsoft Teams et Zoom, les réunions n’ont jamais été aussi faciles. Les réunions vous permettent non seulement de vous voir et de discuter avec votre équipe, d’une manière qui ressemble vraiment à une réunion traditionnelle dans une salle de conférence, mais aussi de structurer la journée des gens et aident chacun à maintenir une certaine normalité.
Lorsque vous dirigez une équipe à distance, vous pouvez même constater que les gens préfèrent se réunir lorsqu’ils travaillent à domicile, car cela leur permet d’être en contact avec la communauté et de se socialiser. Dans des périodes d’incertitude comme celles-ci, où chacun est obligé de rester chez lui pendant un temps considérable, il peut être vraiment rafraîchissant de voir d’autres visages.
Faire preuve de transparence et tenir les employés informés
Pour réussir à manager à distance, un cadre doit pouvoir parler ouvertement et tenir ses collaborateurs informés à tous les niveaux. Communiquez aussi souvent que possible vos attentes en matière de performances professionnelles, de délais, de politiques et d’objectifs de l’entreprise, afin que chacun commence son travail avec une compréhension claire et une confiance dans l’organisation.
Les employés peuvent également être confus et avoir peur de poser des questions sur des choses comme les congés de maladie ou les vacances lorsqu’ils travaillent à distance. Il est important de maintenir des discussions honnêtes sur ce genre de choses afin que la culture de votre lieu de travail reste un espace ouvert et sûr.
Ne vous retenez pas de faire des éloges lorsque vous gérez des équipes à distance
Il est compréhensible qu’il soit difficile pour les collaborateurs de savoir comment est perçu leur travail ou quelle valeur ajoutée ils apportent s’ils ne sont pas en interaction constante avec leurs directeurs, leurs clients ou leurs collègues. Reconnaissez les victoires et le bon travail lorsque vous les voyez, et envisagez de partager les succès individuels ou d’équipe avec l’ensemble de l’organisation pour les encourager. Un retour d’information positif est souvent source de motivation.
Et n’oubliez pas de remercier vos employés de se montrer (virtuellement), même lorsqu’ils travaillent à distance, et de rester concentrés pendant cette période éprouvante. Même une petite reconnaissance comme celle-là peut faire beaucoup de bien.
Assurez-vous que vous disposez des bons outils pour la gestion du travail à distance
Le travail à distance ne doit pas générer des difficultés supplémentaires en ce moment. Des outils comme Wrike et Trello aident les individus ou les équipes à organiser et à suivre efficacement le travail et vous aident à gérer les projets et les tâches. La plupart de ces logiciels peuvent être achetés en ligne, voire utilisés gratuitement. Et outre Teams et Zoom, Google Hangouts et Webex sont de bons substituts aux interactions en personne.
Nous avons rassemblé ici certains des meilleurs outils, y compris des outils gratuits, pour les environnements de travail à distance.
Avec tant d’entreprises dans le monde entier qui sont obligées de travailler à distance, nous savons qu’il peut être difficile de faire fonctionner, sans beaucoup de préparation, une équipe de manière efficace et coordonnée, plutôt que d’agir comme plusieurs individus effectuant tous des tâches différentes. Nous espérons que ces conseils vous aideront à surmonter les obstacles liés au travail à domicile et à relever le défi.
Source : © 2020 Speexx