Voici quelques conseils pour mener à bien un atelier virtuel, tirés de cet article de notre partenaire Speexx :
1- Choisissez la bonne technologie qui est déjà établie, sinon testez, testez, testez. Avant de mettre en œuvre un nouvel outil de communication vidéo, veillez à informer et à former vos hôtes, afin qu’ils sachent comment l’utiliser. Même dans ce cas, ayez un plan d’urgence en place pour savoir quoi faire en cas de panne majeure. Gardez à l’esprit que chaque système a ses avantages et ses limites en termes de coûts, de stockage, de séances de pause, etc.
2- Si vous vous préparez à plusieurs sessions d’atelier : les hôtes doivent limiter leur « présentation » à 15 minutes et la structurer de manière à encourager autant d’interaction que possible. L’hôte doit présenter le problème à résoudre et créer une base pour la session. Une session interactive encourage une discussion plus ouverte au sein du groupe et permet un apprentissage plus approfondi et des points d’action futurs.
3- Par souci de cohérence, pensez à créer un modèle de diapositives pour vos présentateurs. Pour les modèles PowerPoint d’atelier : créez des modèles où la première diapositive est un ensemble de règles afin que les animateurs n’oublient pas leur travail de facilitateur.
4- Pour la gestion, créez un fichier de calendrier qui fonctionne comme une vue d’ensemble, un calendrier, des liens d’enregistrement, des liens de présentation et partagez ce fichier dans vos invitations par courrier électronique, et partout ailleurs qui est public dans votre organisation. CONSEIL : Assurez-vous que tout le monde ajoute ce fichier à ses favoris !
5- Former les hôtes aux sessions virtuelles. Gardez à l’esprit les aspects logistiques – Utilisent-ils un ou plusieurs écrans ? Peuvent-ils voir le public et le contenu qu’ils présentent lorsqu’ils partagent leur écran ?
6- Demandez aux présentateurs de poser des questions directement aux participants afin d’éviter le phénomène de diffusion de la responsabilité, par exemple ne pas demander « qui aimerait partager quelques réflexions à ce sujet » qui est généralement accueilli par le silence.
7- Limitez les séances à une heure maximum. N’oubliez pas que les ateliers interactifs en ligne sont très éprouvants.
8- Comme les réunions en petits groupes tendent à limiter le nombre de participants, nous vous suggérons de ne demander à votre équipe de participer que si cela s’applique spécifiquement à leur rôle. De cette façon, ils tirent le meilleur parti de leur expérience dans l’atelier, et leurs contributions améliorent également l’expérience des autres. Les hôtes doivent fonctionner comme des experts qui apportent des questions qui sont discutées ensemble en groupe.
9- QUESTIONS ET RÉPONSES : Assurez-vous que les hôtes ont préparé des questions pour les participants et peuvent identifier au moins un ou deux points d’action clairs (utilisez la méthode SMART pour fixer les points d’action).
10- Enregistrez toutes les sessions et ajoutez des liens vers l’aperçu du programme (voir point n°4).
11- Nous recommandons de limiter l’atelier à deux sessions par jour, avec des pauses entre les deux. Comme nous l’avons déjà mentionné, ces événements en ligne peuvent être fatigants. Vous devez également tenir compte du fait que vos collègues ont leurs propres tâches à accomplir en dehors de l’atelier, il est donc préférable de ne pas les submerger et de les soustraire complètement à leurs obligations quotidiennes.
12- Commencez et terminez la journée par une session d’ouverture/récapitulation de 15 minutes avec tous les participants (lorsque vous avez plusieurs sessions en cours en même temps) pour commencer et terminer la journée ensemble.
13- Créez un calendrier fixe et envoyez toutes les invitations au moins une semaine complète à l’avance. Le délai devrait être de deux semaines pour vos hôtes, afin qu’ils aient le temps de se préparer.
14- Vérifiez auprès de vos hôtes une semaine avant l’événement pour vous assurer que vous êtes bien au courant du contenu et du style de présentation – et pour passer en revue les questions de dernière minute.
15- Annoncez les nouvelles concernant l’atelier numérique dans les canaux de communication publique appropriés en interne afin de susciter l’attention pour l’événement et de le garder en tête pour tout le monde. Encourager les employés à partager leurs expériences dans le canal et leurs réussites après l’événement en direct. C’est également une excellente occasion de renforcer l’image de marque employeur.
16- N’oubliez pas que, bien que cet atelier soit fortement axé sur le travail, vous pouvez toujours avoir des sessions amusantes à la fin, comme une cérémonie de remise de prix ou un happy hour virtuel pour connecter vos équipes mondiales dans un cadre plus décontracté.
17- Enfin, n’oubliez pas d’envoyer une enquête à tous les participants à la fin pour obtenir des retours précieux que vous pourrez appliquer à votre prochain atelier virtuel.
Source : Comment mener à bien un atelier numérique, étape par étape